Las empresas de hoy en día requieren implementar estructuras que las lleven a alcanzar los objetivos fijados por la gerencia corporativa, los cuales se hallan sintetizados en la misión y visión de la misma. El presente trabajo pretende analizar el tipo de Departamentalización que puede ser implementada en una empresa moderna comparando dos estructuras: la Divisional y la Funcional. Al respecto Richard Daft nos señala: “La departamentalización constituye la base para agrupar puestos en los departamentos y éstos en la organización total.” (Daft, 2004, pág. 320).
Podemos afirmar que una de las estructuras más comunes en las empresas actuales es la departamentalización en función a las jerarquías, conocida como estructura funcional, clase de departamentalización estándar para algunas empresas pequeñas o medianas. Donde mayormente existe un solo jefe o un pequeño grupo de personas que toma todas las decisiones por la empresa.
Una empresa al iniciar sus actividades se enfoca en una dirección específica, ya sea la creación de un determinado producto y/o la prestación de un servicio dentro de un mercado único, pudiendo la empresa ser administrada de manera más tradicional bajo la figura clásica de un Jefe y sus subordinados, constituyéndose éste en un estándar general de la mayoría de las empresas nuevas. Sin embargo cuando la empresa multiplica su producción y la gerencia ejecutiva identifica y define la necesidad de expandirse a otros mercados diversificando su producción a fin de implementar estrategias competitivas. Aquí la figura de un jefe y sus empleados formada bajo la estructura funcional para una sola actividad no resulta útil, ya que un Jefe no podrá administrar, tomar decisiones y controlar las diferentes áreas creadas como consecuencia del crecimiento de la empresa. Además es muy probable que la información no pueda ser manejada de manera eficiente tanto en su proceso, análisis como la emisión de informes para la toma de decisiones.
Por el contrario, la departamentalización por divisiones si está enfocada a la administración por áreas de manera integral sin la necesidad de depender de un solo jefe. Esto por supuesto permitirá a la empresa expandirse o diversificar sus productos para alcanzar la rentabilidad esperada por la Gerencia y sus accionistas. En Bolivia podemos tomar como ejemplo a la empresa Hansa que posee diferentes divisiones, las cuales están orientadas a distintos mercados: Industria y Construcción, Consumo y Pharma, Automotriz y Soluciones Medicas.
ENFOQUE FUNCIONAL
La departamentalización funcional puede ser definida también como: “Agrupar los puestos en departamentos, atendiendo habilidades, competencias y recursos similares.” (Daft, 2004, pág. 322). Es la clase de agrupación más antigua y por ende la más tradicional. Además puede ser definida como: “Un diseño organizacional que agrupa especialidades ocupacionales similares o relacionadas.” (Robbins, 2010, pág. 193). En palabras simples el enfoque funcional es visto como un diseño organizacional que se basa en agrupar personas que cumplan la misma función dentro de un departamento especializado en esa área, se puede ver como el clásico esquema donde existe un jefe del área y varios empleados. Tal como se muestra en la figura del Anexo 1, el jefe está encargado de controlar a un pequeño grupo de personas bajo su mando. Este jefe tiene a la vez otro jefe encargado de controlarlo y así sucesivamente la jerarquía continua hasta llegar al presidente o Directorio de la empresa. Un ejemplo claro de estructura funcional es la que se utiliza en la empresa American Airlines, dedicada a un solo rubro como es el transporte aéreo. Como muestra la figura del Anexo 2, el puesto que está a la cabeza de la organización es del Presidente y/o director general. Luego se subdivide en las distintas áreas funcionales: Administración, Recursos Humanos Globales, Finanzas, Mantenimiento e Ingeniería, etc. Así con este ejemplo podemos demostrar que la cabeza de la empresa, el de presidente y/o director general, está a cargo de todas las distintas áreas dentro de la empresa.
Pero no todo en la organización funcional es malo. Esta tiene puntos fuertes que lograron hacer a esta departamentalización una agrupación estándar para muchas compañías que empiezan. Además de ser la primera estructura en la que se piensa al momento de organizar una empresa.
Entre las ventajas importantes podemos mencionar que los empleados tienen la posibilidad de ganar mayores niveles de habilidad y experiencia. Esto debido a la constante comunicación que existe entre el personal de la misma rama, quienes pueden consultar y/o brindar ayuda a sus compañeros de área, generan un mejor control en los altos directivos de la empresa. Y por último otra ventaja importante del enfoque funcional es el impulso del deseo de mejoramiento de habilidades que se genera, para así ascender dentro de la escala jerárquica.
Las desventajas de una estructura funcional provienen de la falta de una comunicación establecida entre los mismos departamentos, causada por una respuesta lenta a los cambios que puedan suceder dentro de la empresa. La débil comunicación genera una gran complicación y problemas a nivel administrativo. Otra dificultad es la centralización de la toma de decisiones cómo ésta debe ser asumida por la gerencia ejecutiva así que pueden existir retrasos en la solución de los problemas diarios que se presentan en la empresa.
Sin embargo, uno de los inconvenientes más notables en este tipo de estructura es la poca capacitación que se brinda a los empleados. Esto se debe a que “el jefe” tiene temor a ser superado por sus subordinados en conocimientos, experiencia y habilidades temiendo que ello pueda causar su descenso en la organización o en el peor de los casos su retiro total.
ENFOQUE DIVISIONAL
En el enfoque divisional, a diferencia del anterior, se basa en la agrupación de personas por unidades o divisiones separadas. En este enfoque cada división tiene autonomía limitada, con un gerente divisional el cual posee autoridad sobre la unidad mencionada. Es conocida también como estructura por productos, estructura por programas o estructura de unidades autosuficientes. Esta estructura se caracteriza por sus divisiones de productos o servicios donde se podría decir que cada división es una microempresa aparte, que posee sus propios departamentos internos que se ocupan específicamente de la división. Esto se puede apreciar en la figura del anexo 3.
Según Richard Daft: “La estructura divisional es indispensable en compañías muy grandes. Casi todas cuentan con divisiones de negocios que efectúan tareas diversas, atienden varios clientes y aplican tecnologías distintas.” (Daft, 2004). La estructura divisional sobresale en las empresas que producen bienes para distintos mercados debido a que cada división es una unidad autónoma separada de la otra.
Un ejemplo claro es el caso de Wal-Mart que posee dos divisiones: las de menudeo y las de soporte (centros de distribución). Otro ejemplo el de Google que se divide en varias unidades que son Play Store, Google Music, Google Earth, Google Academic, etc. Así se organiza en las diferentes áreas que aunque cada una está en distintos sectores del mercado todas las organizaciones están bajo un mismo presidente o director. Tenemos otros casos como el de Microsoft que cuenta con siete divisiones que están orientadas a diferentes áreas de productos y de clientes: Sales and Suport Group, Developer Group, Business Productivity Group, Home and Retail División, etc. Además que los gerentes poseen autoridad para dirigir su unidad con total independencia.
Las ventajas de la estructura divisional son: La respuesta rápida que se genera debido a que cada unidad está enfocada en una dirección específica. La segunda ventaja es la mejora en la coordinación entre los departamentos funcionales dentro de cada división, debido a que la comunicación es más eficaz al estar el departamento dentro de la división. La tercera ventaja es el favorecimiento en el interés por las necesidades del cliente, porque solo se trabaja en una sola línea de producción o servicio. La cuarta ventaja es la fácil asignación de los problemas debido a que cada división es auto-suficiente se le puede asignar la responsabilidad de los servicios o productos al encargado de esa división lo que causa que la responsabilidad no se centralice en la parte alta de la organización.
Mientras que las desventajas dentro de la estructura divisional radica en la duplicidad de los recursos en las divisiones. Esto significa un alto costo en su creación y la dirección de la misma para la organización. Lo que genera que en lugar de un solo departamento de contabilidad se deben de crear más para las distintas divisiones que manejen la contabilidad de cada división que posea la empresa. Esto causa que en lugar de existir un solo espacio físico para ese departamento deban adquirirse más para dar espacio a las distintas áreas de contabilidad de cada división.
En síntesis podemos afirmar que el uso de la estructura divisional está enfocado a las grandes empresas que producen para distintos mercados. Además tenemos que reconocer que su implementación es costosa por lo cual su aplicación está reservada para empresas grandes. No obstante existen raras ocasiones donde se aplican a empresas pequeñas.
Sin embargo es importante aclarar que si bien la estructura funcional puede ser aplicada a empresas pequeñas no es limitativa, pues también es adoptada por empresas grandes. El único requisito para poder ser aplicada, es que se encuentren operando en un rubro específico. Debido a que la estructura presentará problemas al incorporarse a empresas que producen en distintos mercados o rubros.
Bibliografía
Daft, R. L. (2004). Administración.
Robbins, S. P. (2010). Administración.
De Zuni, E R. (2003). Introducción a la Administración de Organizaciones.
ANEXOS
Anexo 1
Estructura vertical que está dividida en especialidades, en este caso está dividida en recursos humanos, producción y contabilidad.
Imagen obtenida de
Daft, R. L. (2004). Administración.
Anexo 2
Organigrama de American Airlines que muestra el uso de una estructura funcional.
Imagen obtenida de
Daft, R. L. (2004). Administración.
Anexo 3
Estructura Divisional que muestra en este caso 3 divisiones con sus correspondientes departamentos internos para cada unidad específica. Imagen obtenida de
Daft, R. L. (2004). Administración.
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